А вы знали, что в третью пятницу сентября отмечается День секретаря? Мы - да, поэтому пригласили в нашу редакцию человека, который отдал этой профессии почти 20 лет. Знакомьтесь, наш гость сегодня - Ольга Журавлева, секретарь Кондитерского концерна «Черногорский».
- Ольга Викторовна, расскажите, как стали секретарем?
- Свою трудовую деятельность начала с 18 лет - устроилась на пищекомбинат сотрудником цеха, одновременно получала заочно высшее образование, планировала стать инженером-строителем, но судьба распорядилась иначе. Через два года на предприятии открылась вакансия секретаря. Решила попробовать, прошла собеседование. Было достаточно много претендентов на эту должность, но повезло именно мне.
Многие считают, что быть секретарем легко - не согласна. В нашей профессии важно уметь не только работать с документами (как многие ошибочно думают), но и общаться с людьми, уметь решать поступавшие вопросы, выполнять поручения руководителей, быстро ориентироваться в любой ситуации. А еще быть всегда на чеку, справляться с несколькими задачами одновременно. Иногда, как и в любой работе, порой возникают вопросы и многозадачность, к решению которых нужно подойти с более профессиональным опытом узких специалистов – опытом моих старших коллег. очень ценно и важно работать в одной команде.
- Говорят, что в каждой организации не обходится без конфликтных ситуаций?
- За мое время работы, могу искренне ответить так. У нас очень дружный и слаженный коллектив, работаем вместе уже много лет, поэтому подобных «острых углов» не припоминаю. Наше предприятие в руках опытных руководителей Натальи Александровны Перелыгиной и Руслана Константиновича Добровольского. Их многолетний стаж работы, с их подходом и знаниями, взаимодействие с сотрудниками говорит о многом, и даже «конфликты в работе» - это не проблема. Это часть жизни. И если научиться с ними работать, они могут стать ресурсом, который помогает расти - профессионально и лично.
Поэтому с полной уверенностью скажу, работать под началом моего руководства легко и спокойно.
- Какими качествами должен обладать секретарь?
- Коммуникабельность, пунктуальность, внимательность, ответственность, компетентность и стрессоустойчивость - именно эти черты характера должны присутствовать в нашей профессии.
Есть утверждение: «Секретарь - лицо компании», согласна полностью. Секретарь - это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию. От того, какое производит впечатление помощник руководителя, зависит и впечатление от компании в целом. Поэтому такие качества, как вежливость, корректность, доброжелательность – неотъемлемая часть нашей профессии.
- Как начинается ваш рабочий день?
- Прихожу в 7 часов 45 мину. Именно в это время я должна быть на рабочем месте, ведь до начала прихода руководителя нужно подготовить рабочие моменты, сверить список встреч и проверить текущие задачи на день.
После совещания, планерки или встречи - все по графику. В моей профессии важно соблюдение определенного плана для слаженной и продуктивной работы.
- Как вы считаете, у каждого руководителя должен быть секретарь?
- Уверена, что да - а как иначе? Профессия секретаря содержит в себе массу ответственных задач. Каждый день через него проходят документы от организаций и граждан, и круговорот входящей и исходящей корреспонденции никогда не прекращается. Это помощник, который и встречу назначит, и на телефонные звонки ответит, и электронные письма разошлет.
Конечно же, не каждый сможет работать секретарем. Для этого нужно четко понимать и выполнять свои обязанности, а их у нас достаточно. Нужно быть готовым к разным незапланированным ситуациям, но самое главное - по-настоящему любить свое дело. У этой профессии, безусловно, есть будущее. И как бы она не называлась, как бы не различались обязанности секретаря в зависимости от места и условий его работы, как бы далеко не шагнул технический прогресс, уже давший в помощники деловому человеку телефон, компьютер, интернет, думаю, что любой руководитель всегда нуждается в человеке, который не только возьмёт на себя многочисленные «мелочи», но и создаст атмосферу в приёмной, будет надёжной опорой и связующим звеном в работе всего коллектива.
В знаниях и опыте профессия секретаря не стоит на месте. Моя работа помогает мне учиться новому, получать полезные знания в разных областях и развиваться в профессиональной деятельности. Уверенно могу сказать, что нашла себя, и, если бы мне снова предложили вернуться в прошлое и выбрать профессию - не раздумывая, поступила бы так же.
- Как вы проводите свободное от работы время и отмечаете ли день секретаря?
- Свободное время люблю проводить с семьей. Нравится активный образ жизни, путешествовать, заниматься спортом и просто быть вместе в кругу родных и близких.
Про существование праздника знала - коллеги каждый год поздравляют. Но вот чтобы внести его в календарь праздников, таких как Новый год или день рождения - пока такого нет, хотя уже можно над этим задуматься.
Татьяна ДУДИНА,
фото Ольги Журавлевой